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工作集中在一小部分人身上,工作的品质可能跟着降低。和公司的实力降低,要恢复原本实力的话,又需要一段相当长的时间。
管理者、领导者如果太专注于实力的工作,会疏忽原本的管理工作,使流程停滞不前。
克服不适应的关键问题
如何突破前述状况,使部下的工作能顺利并迅速上轨道呢?以下是几点方法:
1。将工作内容简单化(第一步就是“整理、整顿”和“活用便条纸”)。
2。空出时间,指导部下,并给初学者一些他们干得了的工作。
3。将工作和人分类,依照难易度、经历、性格等等分配工作。
以下再就几个要点做说明。
(1)将工作内容简单化
公司的老手将工作揽在手上,工作的流程、使用的文件、甚至道具等等都只有自己才知道,将使其他人完全不清楚工作内容,即使只是稍具难度的工作,也会变得像是无字天书一样的困难。
但是仔细一问,非得要老手才能完成的工作,充其量也只是他们手上所有工作的一小部分。本来,初学者或是新职员也能完成的工作,因为公司的老手紧抓着不放,所以使这些工作对新职员来说,变得难以理解。所以,指导工作的时候,教的这一方要将自己手上的工作内容,尽量的明确化。
(2)要做到这一点就从“整理、整顿”开始:
不管是谁,都能知道档案或是东西的位置,并且随时随地拿到自己想要的档案或东西(但是秘密要案、贵重物品和人事考核资料除外)。例如在资料上面标上标题或是分类、每个用具都加以编码保管等等。有时候,也可以加上插图,用图解的方式可能更简洁易懂。
下一个就是“活用便条纸”。便条纸一般来说,在部分动用在电话联络、留言的传达上面,但是也可以应用在这上面:
用在说明初步的工作上。这时候,也可以用图解、照片让人易于理解。只是便条纸如果就是这样排着,可能会被丢掉,所以在说明或是教育完毕之后,要归档保管比较好。
如果做到这一点,下次在进行同样的指导、教学课程的时候,又能派上用场了。如果能依照这些原则一步步指导部下前进,指导者这方应该也可以收事半功倍之效!
〈六〉合理安排时间
创造时间
我们前面所说的,“指导部下”这一环要上轨道的突破点的第一件,就是整理、整顿和便条纸的活用,我们在这里针对前一节第二点进一步做解说。
空出时间,指导部下,并给初学者一些他们干得了的工作。
如果很忙,就没有时间指导部下;因为没有时间,所以没有空让初学者一次又一次尝试错误的机会,到最后还是得公司的识途老马出手才行,无法培育出优秀的下属的公司,常有这种通病出现。
所以要指导部下,首先,指导者要抽出时间,这点是很必要的。我们这里再介绍几个秘诀。
创造时间的六个秘诀
(A)加紧速度
这一点是理所当然的,所以也不须多做解释。只是如果太过勉强自己加快脚步,使工作变得杂乱无章,你的努力就白费了。还有勉强的加速也是麻烦产生的因素之一,而且也无法持续。如果能注意不要犯这些错误的话,应该可以做得踏实、有效率。
(B)意识的转换要加快
从一件事情转移到处理另一件事情中间的空白时间,可能比花在处理一件事情上面的时间还要长。能够简洁快速完成工作的人,因为他们意识转换的速度很快,中间没有浪费太多的空白时间。
(C)节省时间
公事当中,有很多是“之前就做的工作”,所以没有多想,就接着做下来。但是工作是因为有必要所以才产生的,如果随着时间的流逝,以前需要做的,现在或许已经完全不需要了。这一类的工作,还是趁早停止吧!
(D)不要累积
如果因为平常很忙,连每天必须要做的公事,也一天拖过一天,就会累积工作。
累积一两天的工作还好,如果已经累积三天以上,后面要收尾可就得大费周折了。因为可能会记忆不正确、找不到档案、或是花很多时间在确认上面。所以要以“今日事今日完”为原则,尽量不累积工作,这样才能省下你的时间。
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